REGULAMENTUL OFICIAL
de organizare si desfasurare al evenimentului
“Wanderlust 108 Cluj-Napoca”
13-14 mai – Cluj-Napoca
SECTIUNEA 1. ORGANIZATORII SI REGULAMENTUL OFICIAL AL COMPETITIEI
Evenimentul “Wanderlust 108 Romania” (denumit in cele ce urmeaza “Evenimentul”) este organizat de catre Kick Off Events si are drept scop promovarea miscarii in aer liber si al unui stil de viata sanatos.
Wanderlust 108™ – cunoscuta si drept “Singurul Triatlon de Mindfulness din lume” – este un eveniment introduce fitness-ul, yoga si meditatia ghidata de grup, si care celebreaza sanatatea, bucuria si originalitatea.
Participantii la eveniment sunt obligati sa respecte termenii si conditiile din prezentul Regulament Oficial al Evenimentului (denumit in continuare “Regulament Oficial”).
Regulamentul Oficial este intocmit si va fi facut public conform legislatiei aplicabile in Romania, fiind disponibil in mod gratuit oricarui solicitant pe site-ul wanderlust.events si la locul de desfasurare al evenimentului.
Prin participarea la acest eveniment, participantii sunt de acord sa respecte si sa se conformeze tuturor prevederilor, termenilor si conditiilor prezentului Regulament Oficial si a legislatiei in vigoare aplicabile.
SECTIUNEA 2. PERIOADA SI ZONA DE DESFASURARE
2.1. DATA SI LOCUL DESFASURARII:
Evenimentul va avea loc in perioada 13 – 14 mai, in Iulius Parc Cluj-Napoca.
Evenimentul se desfasoara conform mecanismului evenimentului, asa cum este acesta detaliat in Sectiunea 3 din prezentul Regulament.
SECTIUNEA 3. MECANISMUL EVENIMENTULUI
3.1. PARTICIPANTII SI DESFASURAREA EVENIMENTULUI
Acest eveniment se adreseaza oricarui pasionat de miscare, yoga sau meditatie, oricarei persoane cu o stare de sanatate care ii permite o serie de exercitii de intensitate mica si medie.
Axata mai putin pe rezultat si mai mult pe placerea de a face miscare, Wanderlust 108™ este un triathlon de fitness, yoga si meditatie, in cadrul caruia mii de participanti vor urma instructiunile unui antrenor acreditat si vor executa o varietate de miscari si exercitii fizice.
Limita minima de varsta pentru participarea la eveniment este de 14 ani – evenimentul neavand o limita superioara de varsta, fiind deschis oricarei persoane care se incadraza peste limita de varsta si respecta regulamentul evenimentului.
Participantii cu varste intre 14-17 ani pot participa fara a fi insotiti de unul dintre parinti sau tutorele legal, insa inscrierea si plaxa taxei de participare trebuie facuta doar de catre tutorele legal.
3.2. PROGRAMUL EVENIMENTULUI
Programul va fi publicat pe site-ul oficial: ro.wanderlust.events
3.3. ZONA DE EVENIMENT
Zona de eveniment va fi semnalizata de catre organizatori prin benzi de delimitare (garduri/balize de semnalizare amplasate in jurul zonei unde se desfasoara activitatile principale) si va fi supravegheata de comisari, amplasati in diferite puncte ale zonei.
3.4. INSCRIERE
Inscrierea participantilor se face completand formularul online de pe site-ul wanderlust.events sau offline la standul de inscrieri.
Data limita pentru inscrierile online este 14 mai 2023, ora 22:00 sau in limita locurilor disponibile.
3.5. ECHIPAMENT SI CONDITII.
Concurentii vor participa la eveniment folosind echipamentul pus la dispozitie de organizator si propriul echipament. Se recomanda participantilor sa poarte echipament de tip fitness corespunzator conditiilor meteorologice de la ora de desfasurare a evenimentului (inclusiv incaltaminte adecvata).
O parte din echipamentele necesare vor fi puse la dispozitie de catre organizatori si vor fi inmanate participantilor la stand-ul de predare kituri sau in zona de eveniment.
Inmanarea kit-ului se va face pe baza actului de identitate si a codului de inregistrare sau a prezentarii in format digital a emailului de confirmare.
Ridicarea kiturilor de concurs se va putea face in ziua evenimentului sau inainte de aceste, la o locatie anuntata in avans de organizator. Numarul de inscriere al fiecarui participant este UNIC si nu se genereaza altul.
3.6 AMANAREA SAU ANULAREA EVENIMENTULUI
CONDITII METEOROLOGICE:
Evenimentele vor avea loc indiferent de vreme, atata timp cat aceasta nu pune in pericol participantii sau voluntarii. In cazul in care Organizatorii sau reprezentantii autoritatilor publice considera ca vremea sau alte evenimente neprevazute ar putea constitui un pericol pentru public, organizatorii isi rezerva dreptul de a amana startul evenimentului sau chiar sa amane evenimentul, in functie de gravitatea situatiei. Amanarea evenimentului poate avea loc inainte de startul activitatilor sau in orice alt moment pe parcursul acesteia.
Evenimentul Wanderlust 108 Cluj-Napoca este programat pentru 13 – 14 mai 2023.
AMANAREA – SCHIMBAREA DATEI EVENIMENTULUI:
In cazul in care, din motive diferite de cele meteorologice, suntem nevoiti sa schimbam data unui eveniment, ca si participant inregistrat ai trei optiuni:
- Daca noua data iti convine, e grozav! Esti automat inregistrat/a pentru noua data. Verifica-ti casuta de e-mail pentru mai multe informatii interesante despre cursa respectiva, pe care ti le vom trimite inainte de eveniment.
- Daca noua data NU se potriveste cu planurile tale, ai posibilitate să soliciti transferul locului catre o altă persoană. Solicitarile se trimit pe email la adresa hello@kickoff.ro
- Daca noua data NU se potriveste cu planurile tale, ai posibilitate să soliciti transferul locului catre un alt eveniment Wanderlust Romania 2023 sau 2024. Solicitarile se trimit pe email la adresa contact@thecolorrun.ro
ANULAREA EVENIMENTULUI:
Anularea evenimentului se poate realiza doar in cazuri exceptionale, pentru care Organizatorul va prezenta un comunicat oficial pe site-ul oficial si pe retelele de socializare.
In cazul anularii evenimentului participantii nu pot cere restituirea taxelor de participare, dar vor putea transfera inregistrarea la un alt eveniment Wanderlust Romania din 2023 sau 2024.
3.7. FOTO + VIDEO
Prin participarea la eveniemnt, participantii nu vor acea nicio pretenție față de organizatori în a folosi imaginile foto și video-urile realizate în timpul evenimentului în care este surprins, cu angajamentul ferm al organizatorului că nu va folosi aceste imagini în alte scopuri decât promovarea evenimentului, implicit al activităților organizatorilor, sponsorilor, mass-media scrisă și video, la elaborarea afișelor, diplomelor și pentru alte materiale informative dedicate activităților de wellbeing;
SECTIUNEA 5. CONDITII ADMINISTRATIVE
5.1. CONDITII ADMINISTRATIVE (PE TIMPUL EVENIMENTULUI)
Organizarea evenimentului revine Organizatorului care se ocupa de implementarea evenimentului si care pune la dispozitie voluntarii necesari bunei desfasurari.
Pe durata desfasurarii evenimentului, participantii nu pot parasi zona de eveniment, respectand spatiile de delimitare trasate de catre organizatori si marcate.
Evenimentul va beneficia de asistenta medicala pentru cazuri de accidentari care se va afla in apropierea zonei de Access/Iesire, la o distanta aproximativ egala de scena principala.
Participantilor le este interzisa aruncarea oricaror resturi, gunoaie in zona de desfasurare a evenimentului sub sanctiunea evacuarii din eveniment. Acestia vor putea folosi fie cosurile de gunoi amplasate in zona evenimentului sau sacii menajeri pusi la dispozitie de catre organizatori in zona de Acces/Iesire. Organizatorii vor asigura la terminarea evenimentului eliminarea deseurilor si depunerea acestora in containerele aflate in zona evenimentului.
Este interzisa participarea la eveniment a persoanelor care au asupra lor bauturi alcoolice/droguri sau care se afla sub influenta acestora, a persoanelor care au asupra lor arme de orice fel, materiale explozive sau incendiare, substante iritant-lacrimogene sau cu efect paralizant, dispozitive pentru socuri electrice ori alte obiecte ce pot fi folosite pentru actiuni violente sau de tulburare a desfasurarii normale a derularii evenimentului. Persoanele care vor incalca aceste prevederi vor fi indepartate din zona evenimentului de catre organizatori, chiar cu sprijinul autoritatilor legale, daca va fi cazul.
Organizatorii isi rezerva dreptul de a modifica prezentul regulament pana la data inceperii evenimentului.
5.2. CONDITII ADMINISTRATIVE (GENERALE)
Organizatorii se obliga sa respecte prevederile Legii nr. 677/2001 privind protectia datelor cu caracter personal.
Organizatorii se angajeaza sa pastreze confidentialitatea datelor cu caracter personal ale participantilor la eveniment si sa le utilizeze conform prezentului regulament oficial, al declaratiei participantilor pe propria raspundere si legislatiei in vigoare.
Datele colectate (nume, prenume, e-mail, telefon, categorie de varsta) sunt colectate strict in sensul organizarii evenimentului si NU sunt transferate unor terti, in scop comercial. In cazul in care aceste date se opereaza cu ajutorul unor terti, operarea se face intotdeauna in scop operational sau de marketing, in stricta legatura cu optiunile bifate in momentul inscrierii pe site si in momentul ridicarii kitului de participare si semnarii declaratiei pe propria raspundere.
Datele personale sensibile (CNP sau adresa) sunt colectate strict pentru indeplinirea obligatiilor legale privind eliberarea facturilor fiscale.
Organizatorul trimite e-mail-uri relevante, fara spam, despre eveniment(e): program cursa, ridicare kituri si NU transfera niciodata datele personale ale participantilor unor terti, in scop comercial, respectand prevederile Regulamentului General de Protectia Datelor;
Atunci cand informatiile sunt foarte importante, organizatorul trimite și SMS-uri. Aceste SMS-uri vin intotdeauna de la un numar scurt, personalizat, “Wanderlust 108”, astfel incat participantul stie sigur ca informatiile vin de la organizator si sunt 100% reale, respectand prevederile Regulamentului General de Protectia Datelor.
Din 25 mai 2018 a intrat in vigoare noua reglementare cu privire la Protectia Datelor cu Caracter Personal (GDPR). Regulamentul asigura controlul fiecarei persoane asupra datelor cu caracter personal garantand acesteia urmatoarele reguli:
• Dreptul de a refuza sa devina o persoana vizata, adica de a refuza ca datele sale personale sa fie prelucrate;
• Dreptul de a fi informat despre tot ce se intampla cu datele sale personale, de a sti la ce sunt folosite, de a le accesa, de a le modifica si chiar de a revoca consimtamantul;
• Dreptul de a restrictiona prelucrarea datelor;
• Dreptul la rectificarea datelor sale in care acestea suporta modificari sau contin erori;
• Dreptul de a porta datele la un alt furnizor intr-un mod usor si rapid;
• Dreptul de a fi uitat, respectiv dreptul la stergerea datelor;
• Drepturi legate de procesul decizional automatizat si crearea de profiluri prin care se urmareste apararea sa de anumite decizii cu potential negativ care ar putea fi luate fara interventie umana.
Participantul poate exercita drepturile asupra datelor cu caracter personal, prin trimiterea unei solicitari la adresa de email gdpr@kickoff.ro. De asemenea, pot transmite o cerere pentru KICK OFF EVENTS SRL, cu adresa de corespondenta in strada Badea Cartan, nr 13, ap 01, sector 2, Bucuresti